Eerder berichtte ik al over het ZorgICT congres, waarbij de sprekers het complex vonden om een business case op te stellen. Als gevolg hiervan wil ik in deze post meer ingaan op de term business case en hoe men er één dient op te stellen.
Allereerst wat is een business case?
Een business case is het beste te beschrijven als een rechtvaardiging voor een investering die men wil maken voor een vooraf bepaald resultaat. Het is een afweging tussen kosten en baten. Hiervoor is het niet noodzakelijk dat alle onderdelen in harde Euro’s worden gewogen. Toch vind ik het wel belangrijk om in dit stuk hier wel aandacht aan te schenken. In de praktijk merk ik namelijk dat zorginstellingen het complex vinden om op een dergelijke manier te denken.
Is een business case een afweging die men 1x maakt aan het begin?
Neen!! Een business case is een afweging die tijdens het project continu dient te worden gemaakt. De projectmanagement methode PRINCE 2 zegt zelfs, dat als de business case niet meer bestaat, men het project dient te staken.
Waaruit bestaat een business case?
Een business case is een document waarin de afweging wordt gemaakt tussen kosten en baten. Om een breder perspectief te krijgen is het belangrijk om de volgende onderdelen er in te verwerken:
- Redenen: Hoe past het project in de context van de organisatie? Wat zijn de achterliggende redenen voor dit project?
- Opties: Een korte beschrijving van de verschillende alternatieven die voor het project zijn overwogen. Neem ook de nuloptie mee als alternatief om het project niet uit te voeren. Geef per optie de ‘voors’ en ‘tegens’ aan.
- Verwachte baten: Bijdragen van het project aan de organisatie, in meetbare termen ten opzichte van de huidige situatie, de nuloptie. Vergeet ook niet om eventuele negatieve baten te benoemen. Geef ook aan wanneer wordt verwacht dat de baten zijn gerealiseerd.
- Riscio’s: een samenvatting van de belangrijkste risico’s verbonden aan het project.
- Kosten: Investeringskosten die zijn gemoeid met het uitvoeren van het project en een overzicht wanneer de kosten worden gemaakt.
- Tijdspad: Een overzicht van wanneer de kosten worden gemaakt. geef ook aan wanneer wordt verwacht dat de baten zijn gerealiseerd.
- Investeringsbeoordeling: Dit geeft de afweging tussen de te maken kosten enerzijds en de te verwachten baten en het te nemen risico die zijn verbonden aan het project anderzijds.
Zo zie je dat een business case een volledig plan is, waarin je komt tot een afweging die het uitvoeren van een project rechtvaardigt.
Wat zien investeerders graag bij het aanvragen van subsidie voor een project?
Een volledige business case. Financiers (verzekeraars, banken, private investeerders) willen naast de raming van de kosten tevens weten hoeveel een investering gaat opbrengen. Waarom zou je immers geld investeren, als je geen gedachte hebt over de eventuele winsten (geld, geluk, gezondheid, goodwill, etc)
Banken en verzekeraars geven aan dat zorginstellingen goed kunnen aangeven wat een nieuwe OK gaat kosten, of hoeveel subsidie benodigd is voor het uitvoeren van een ICT project, maar dat de baten van een dergelijk project vaak achterwege blijven.
Wat heb jij aan een business case?
Een business case biedt houvast tijdens het doorlopen van een project. Het laat aan buitenstaanders zien dat je goed hebt nagedacht over de noodzaak voor het project. En daarnaast sta je stevig in je schoenen als je een keer in zwaar weer terecht komt tijdens het uitvoeren van het project.
Nuttige links:
Boeken:
De kleine Prince 2 – Gids voor projectmanagement
