Voor één van mijn opdrachtgevers sta ik op dit moment met de voeten in de spreekwoordelijke klei. Ik ondersteun een ziekenhuis met het reorganiseren van een polikliniek, zodat spreekuren minder uitlopen en er rust ontstaat voor de artsen,de patiënten en polikliniekassistenten.
Het werken met een digitale agenda
Eén van de basale onderdelen is de introductie tot het werken met één centrale digitale agenda. Een aantal van de lezers zullen nu recht achterover slaan. Toch is het nog voor veel artsen een algemeen goed om te werken met meerdere agenda’s. Eén privé agenda. Eén agenda voor de afdeling. Eén papieren agenda voor op de poli en nog een agenda waarin de consultafspraken van de poli worden bijgehouden.
Organische groei van chaos
Op de vraag hoe deze manier van werken is ontstaan wordt resoluut geantwoord:”Het is door de jaren zo gegroeid!” Ik vraag me af in hoeverre er tijdens de opleiding van een arts wordt stilgestaan bij het efficient inrichten van een dag. Mocht daar geen aandacht aan worden gegeven, dan zie ik graag een uitnodiging tegemoet.
De titel van deze post is Lifehacking voor artsen. Maar ik had het net zo goed lifehacking voor managers, lifehacking voor verpleegkundigen of lifehacking voor klinisch fysici kunnen noemen. Lifehacking gaat over slimmer werken en slimmer leven en is uitermate geschikt voor de dagelijkse werkzaamheden van zorgprofessionals.
Een aantal tips
Een paar basisregels die voor het efficiënter werken in een ziekenhuis niet zouden misstaan:
- Gebruik een (inbox) systeem. We hebben het allemaal druk, en we kunnen echt niet alles onthouden. Maak ruimte in je hoofd door alles wat je moet doen/onthouden in lijstjes bij te houden. Losse ideeën, acties, projecten… alles. Gebruik een PDA of notitieblok om spullen op te schrijven. Werk aan de hand van taken in Outlook, zodat je een TO DO lijstje kunt bijhouden.
- Ga verstandig om met email. Eén van de belangrijkste lessen is, dat email ook uit kan. En doe dat dan ook. Plan verder vaste momenten in je agenda om je email te controleren. Programma’s als MSN of binnenkomende notificaties zorgen voor een continue stroom van afleiding die je 5 minuten per gebeurtenis kosten. Zet ze uit en ga wat doen. Je beloning is daarna weer even zoenen.
- Ruim je bureau en mailbox op. Kijk nu eens rond in je werkkamer en op je bureau. Al die rommel, al die stapels en verwaarloosde to-do lijstjes. Ruim het lekker op, wees rigoreus. Gooi weg, archiveer op een grove manier. Kans dat je het ooit nog nodig hebt, is ontzettend klein. Een opgeruimde werkplek vergroot je focus en creativiteit.
- Automatiseer. Merk je dat je veel dezelfde dingen doet achter je computer? Investeer wat tijd om te zoeken naar een slimmere oplossing. Denk bijvoorbeeld aan het werken met standaard brieven voor dictees. Het werken met standaard stickers.
Op Lifehacking.nl kunt u nog veel meer tips lezen. En een simpele google zoekopdracht verricht ook wonderen. Uiteindelijk gaat het erom dat u meer kunt doen met minder. En dat daar vaak geen dure ICT systemen voor noodzakelijk zijn, zolang we eerst kijken naar de basis!
